全社網羅的な会社案内ビデオを制作するとしたら、企業の制作担当者は、どのような作業をしなくてはならないでしょうか。思いつく限り列挙してみます。あくまで思いついたものですので、こんなに必要ないかも知れませんし、もっと必要な場合もあります。
1. 映像を制作する事を経営陣への報告と承認
- 撮影の目的、日程、場所、撮影内容の詳細を経営陣に報告し、最終承認を得る
- 必要に応じて、経営陣からのメッセージや出演の調整を行う
2. 社内への周知
- 全社員向けに撮影の概要、目的、日程を説明する全体メールを送信
- 部門ごとの朝礼やミーティングでの説明を各部門長に依頼
- 社内掲示板やイントラネットでの告知
3. 撮影対象部門との調整
- 撮影対象となる部門の責任者と個別に打ち合わせを行い、撮影内容や時間を確認
- 撮影に協力してくれる社員の選定と事前説明
- 撮影当日のスケジュールや注意事項の共有
4. 施設管理部門との連携
- 撮影場所の確保と必要な設備（電源、照明等）の準備依頼
- セキュリティ面での配慮事項の確認（機密情報の隠蔽、立ち入り制限区域の確認等）
- 駐車場や搬入経路の確保
5. 法務部門との確認
- 撮影や映像使用に関する契約内容の確認
- 肖像権や著作権に関する注意事項の確認
- 社員の撮影同意書の準備と取得方法の確認
6. 広報部門との連携
- 会社案内ビデオの内容や表現方針の最終確認
- 社外公開時の PR 戦略の検討
- SNS 等での撮影風景の発信可否の確認
7. 人事部門との協力
- 撮影に参加する社員の選定支援
- 撮影当日のドレスコードや身だしなみの指示
- 社員のモチベーション向上策の検討（撮影参加者への感謝の意を表す等）
8. IT 部門との調整
- 撮影機材の社内ネットワークへの接続可否の確認
- 情報セキュリティ上の注意事項の確認
- 必要に応じて、一時的なゲスト Wi-Fi の設定依頼
9. 撮影対象社員への個別フォロー
- 撮影に参加する社員への個別説明と同意取得
- 撮影当日の服装や準備物の指示
- インタビューがある場合は、質問内容の事前共有と回答の準備支援
10. 撮影場所の下見と準備
- 映像制作会社と共に撮影場所の下見を実施
- 必要な備品や設備の準備リストの作成
- 撮影場所の清掃や整理整頓の手配
- ドローン撮影に関する確認、申請
11. 撮影当日のスケジュール作成
- 詳細な撮影タイムテーブルの作成
- 各部門や個人の撮影時間の割り当て
- 休憩時間や昼食時間の設定
12. 緊急時対応の準備
- 撮影中断時の代替案の検討（悪天候時の対応等）
- 緊急連絡網の作成と関係者への共有
- 救急箱や AED の場所の確認
13. ケータリングの手配
- 撮影スタッフや参加社員向けの軽食や飲み物の準備
- 長時間撮影の場合は昼食の手配
14. 撮影後のフォローアップ
- 参加社員への感謝の意を表する文書の準備
- 撮影の様子や完成イメージを社内で共有する計画の立案
- 映像制作会社からのフィードバックの受け取りと社内共有の準備
15. コンプライアンスの確認
- 撮影内容が法令や社内規定に抵触しないかの最終確認
これらの手続きや根回しを丁寧に行うことで、スムーズな撮影の実施と、質の高い会社案内ビデオの制作につながります。また、社員の協力を得やすくなり、会社の一体感を高める良い機会にもなります。撮影の規模や会社の文化によって、さらに詳細な準備が必要になる場合もあります。常にコミュニケーションを密に取り、臨機応変に対応することが大切です。
安心して会社案内動画制作を
近年では会社案内ビデオと言っても、パンフレットの会社案内のような総花的に情報を網羅するようなものは珍しく、ほとんどが採用目的やブランドイメージづくりのために内容を絞った短いものです。撮影先も限られますし、すでに所持している映像素材もあると思います。たぶんここまでの手続きは無用です。ご安心ください。
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